L’identificazione del lavoratore: tra trasparenza e privacy

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cartellini identificativi

In ambito lavorativo, il personale dipendente che è a contatto con il pubblico deve indossare un tesserino di riconoscimento, riportante dati utili per la sua identificazione da parte dell’utenza. Quali sono, però, i dati ammissibili sul cartellino identificativo e quando si rischia di ledere la Privacy del lavoratore? Da un lato, la normativa non chiarisce nello specifico tali requisiti e  dall’altro il Garante offre delle buone  norme.

 

Diffusione dati personali comuni identificativi su cartellini identificativi

 

Premesse le disposizioni dei seguenti riferimenti normativi:
– D.Lgs. 81/2008 “Testo Unico in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro”
D.Lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione e sicurezza dei dati personali”
– Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali “Lavoro e previdenza sociale – Cartellini identificativi dei lavoratori”, 11 dicembre 2000
– Vademecum del garante per la protezione dei dati personali “Privacy e Lavoro: le regole per il corretto trattamento dei dati personali dei lavoratori da parte di soggetti pubblici e privati”, 24 maggio 2015

cartellini identificativi

Considerata la necessità di conferire un quadro di contesto utile al fine di garantire un corretto utilizzo dello strumento di identificazione sui luoghi di lavoro, come disposto dalle normative in oggetto, di seguito si fornisce un approfondimento del caso.

Una società, operante nel settore che offre servizi di pubblica utilità, ha provveduto a realizzare e consegnare ai dipendenti, la cui attività si esplica a contatto con il pubblico, dei tesserini identificativi, riportanti sul fronte i seguenti dati: denominazione del datore di lavoro, la mansione svolta dall’operatore, foto di riconoscimento e il codice matricola. Altresì, sul dorso, quindi non visibile all’utenza, è stato apportato il nome e il cognome del detentore del tesserino identificativo.

Una delle rappresentanze sindacali aziendali ha, però, espresso parere sfavorevole nei confronti della moltitudine di dati presenti sul tesserino in oggetto, ritenendoli non necessari e […] dannosi per il lavoratore […].

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Si è analizzato che la necessità di attribuire un tesserino di identificazione al personale dipendente da parte della società è derivata da un adempimento previsto dal D.Lgs. 81/2008, Testo Unico in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro (d’ora in D.Lgs. 81/2008), il quale all’art.26, comma 8, disciplina che […] nell’ambito dello svolgimento di attività in regime di appalto o subappalto, il personale occupato dall’impresa appaltatrice o subappaltatrice deve essere munito di apposita tessera di riconoscimento corredata di fotografia, contenente le generalità’ del lavoratore e l’indicazione del datore di lavoro.
Secondo la prassi, per “generalità” si intendono gli estremi identificativi che permettono un chiaro e diretto riconoscimento della persona, quali ad esempio nome e cognome, luogo e data di nascita, etc. Da un’analisi approfondita, tuttavia, non si è rilevata alcuna specifica da parte del legislatore di quali debbano essere, nel dettaglio, i dati che devono necessariamente essere riportati sul tesserino.

D’altra parte, il Garante Privacy, nell’ambito della sentita e diffusa esigenza di permettere all’utenza una chiara identificazione del soggetto operante nell’ambito di un servizio pubblico, sebbene concorde con tale finalità, ha però limitato l’uso eccedente di dati personali del lavoratore. Difatti, nel provvedimento del 2000 “Lavoro e previdenza sociale – cartellini identificativi dei lavoratori”, il Garante ritiene infondata l’utilità di far apparire sul tesserino (o sulla parte del cartellino agevolmente visibile da chiunque) dati personali come quelli identificativi delle generalità e di quelli anagrafici. Ritenendo, dunque, tale trattamento eccedente rispetto alla finalità perseguita per l’esposizione del tesserino.

Tale concetto è ulteriormente ribadito nel Vademecum del Garante relativo al rapporto tra la Privacy e il mondo del lavoro. Nello stesso, infatti, specifica “[…] può essere eccessivo riportare per esteso i dati anagrafici o le generalità complete del dipendente: a seconda dei casi può bastare un codice identificativo o solo il nome o solo il ruolo professionale”.

In conclusione, definito il quadro generale, dal momento che l’attribuzione del cartellino ha come finalità quello di rendere conoscibile all’utenza il soggetto che opera per conto della società in questione (e non necessariamente il nome e il cognome), sarebbe consigliabile rivedere i dati presenti sui tesserini e sebbene il nome e il cognome compaiano solo sul dorso del documento, sarà necessario uniformarli alle disposizioni del Garante, ovvero riportare il nome e, se necessario, solo la prima lettera del cognome. La presente proposta eviterebbe situazioni, ad oggi non facilmente ipotizzabili, che comunque possano portare alla conoscibilità da parte di terzi dovuta alla presenza delle generalità sul retro del tesserino.

Inoltre, qualora la decisione di riportare il nome e cognome per esteso del dipendente fosse dipesa dalla volontà di perseguire ulteriori finalità (non specificatamente previste dal 81/2008), tale trattamento non può essere comunque ammissibile perché non lecito con quanto sancito dal Codice Privacy, secondo il quale il dato personale deve essere trattato solo ed esclusivamente per la finalità per la quale esso è stato raccolto.
Dott. Luigi Recupero
Dott.ssa Alessandra Fasano

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