Responsabile gestione documentale e Responsabile Conservazione, figure strategiche

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Pubblica Amministrazione –  Il Responsabile gestione documentale ed il Responsabile Conservazione: non sono due “caselle da riempire” ma due figure strategiche da individuare

Resp Gestione documentale

Molte PA stanno inquadrando le figure di Responsabile della gestione documentale e Responsabile della conservazione come due figure da nominare da un punto di vista esclusivamente formalmente senza avviare le necessarie riflessioni rispetto al “peso”, alla portata ed alle responsabilità che caratterizzano e caratterizzeranno tali soggetti.

I compiti del Responsabile della gestione documentale, definiti dal DPCM 3 dicembre 2013, art. 4, sono i seguenti:

a)predisporre lo schema del manuale di gestione;

b)proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli di settore, di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico;

c)predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici.

I compiti del Coordinatore della gestione documentale, sempre definiti dal DPCM 3 dicembre 2013, art. 4, sono i seguenti:

 definisce e assicura criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le AOO.

I compiti del Responsabile della Conservazione, definiti dal DPCM 3 dicembre 3 dicembre 2013, “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, art. 7, sono i seguenti:

  1. a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati; h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12; j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  2. k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

 

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Nelle Pubbliche Amministrazioni il ruolo di Responsabile della conservazione può essere svolto dal Responsabile della gestione documentale ovvero dal Coordinatore della gestione documentale.

Analizzate le definizioni risulta necessario cercare di inquadrare sinteticamente dove inizia e dove finisce la responsabilità di ognuna di queste figure al fine di capire come coordinare l’una con l’altra. Da tale disamina escludiamo il ruolo del Coordinatore della gestione documentale in quanto è abbastanza chiara la funzione di raccordo che lo stesso ricopre tra i diversi Responsabili della gestione documentale. Per quanto concerne invece il Responsabile della gestione documentale ed il suo rapporto con il Responsabile della conservazione potremmo schematizzare la totalità delle competenze in questo modo:

 

la fase di gestione corrente ed archivio corrente dei documenti, sia analogici che digitali, è sempre di competenza del Responsabile della gestione documentale, sebbene le scelte debbano essere condivise con il Responsabile della conservazione;

 la fase di gestione della conservazione dei documenti nell’archivio di deposito e storico è sempre di competenza del Responsabile della gestione documentale per quanto concerne i documenti analogici, mentre la conservazione dei documenti digitali (in fase di deposito e storica) può essere di competenza del Responsabile della conservazione o (qualora tale ruolo venga svolto dal Responsabile della gestione documentale) del Responsabile della gestione documentale stesso.

In virtù dell’elevato numero di funzioni attribuite al Responsabile della gestione documentale e della elevata incidenza che queste hanno sulla attività amministrativa di tutta la Pubblica Amministrazione, è evidente come il soggetto individuato debba essere dotato di idonei poteri di azione sulla base dell’organigramma funzionale dell’ente, onde evitare l’attribuzione di responsabilità e funzioni ad un soggetto senza attribuirgli idonei poteri per poterle esercitare; la nomina quindi deve essere effettuata dopo attenta analisi della struttura organizzativa dell’ente.

La norma prevede anche l’individuazione di soggetti svolgenti il ruolo di “vicari” del Responsabile della Gestione Documentale e del Responsabile della Conservazione. Si consiglia di individuare in tale ambito soggetti “operativi” i quali possano non solo “fare le veci” dei rispettivi responsabili quando questi sono assenti e/o impossibilitati ad agire, ma apportare anche quelle competenze tecniche specifiche che a soggetti apicali, probabilmente svolgenti già altri incarichi di rilievo, in questa fase potrebbero mancare.

 

Dott. Luigi Recupero

 

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