Piccoli problemi pratici della digitalizzazione. I piccoli errori “analogici” trasportati in digitale diventano grandi errori.

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Quante volte è successo (e succede ancora oggi) che gli atti di una Pubblica Amministrazione da approvare in una data specifica siano talmente tanti da non poter essere firmati in data antecedente o contestuale a quella della registrazione dell’atto?  Quante volte tutti coloro che hanno consuetudine con le procedure amministrative avranno visto documenti datati e registrati in una certa data firmati dal responsabile dopo qualche giorno? Questioni di “lana caprina” si dirà e nel mondo della carta forse potrebbe essere veramente così, è indubbio infatti che l’atto dovrebbe essere prima firmato e poi registrato conferendo così  allo stesso anche il valore di data certa, ma chi potrebbe mai accorgersi di questa “discrasia temporale”? L’inchiostro delle penne non è temporizzato. Quando però trasponiamo questa procedura organizzativa, o forse sarebbe meglio chiamarla “cattiva abitudine”, nel  mondo del digitale allora la questione diventa di sostanza ed anche di una certa delicatezza.

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Per entrare nel dettaglio del caso di specie riportiamo la domanda postaci da una PA cliente:
“Vi scrivo per chiedervi un informazione di carattere normativo legato al processo aziendale di creazione degli atti di tipo delibere e determine per la nostra ASL.
In particolare mi occorre sapere se il dirigente è tenuto a firmare digitalmente l’atto nella stessa giornata in cui il sistema informativo crea l’atto, ossia il programma numera l’atto e gli assegna la data.
Per capirci meglio ti pongo questo caso:
Il Direttore Generale (DG) approva 10 delibere nella giornata di oggi 08/05/2015; il programma predispone 10 PDF dove riporta numero e la data di oggi. In questo caso il DG deve firmare tutte le delibere nella giornata di oggi oppure può farlo anche nei giorni successivi?”

Ecco la nostra risposta:
“Premesso che il Direttore Generale di un ASL è un organo monocratico e non assembleare, quindi non dovrebbe deliberare ma decretare, risulta necessario approfondire come avete costruito il flusso. In particolare la questione è relativa al concetto di “approvazione”, infatti se mentre in un organo assembleare potrebbe anche ipotizzarsi una tempistica diversa tra quando si approva una delibera (il momento in cui, ad esempio in un Comune, la Giunta si ritrova e gli assessori alzano la mano per approvare o meno ogni singola delibera) ed il momento in cui questa viene firmata (ma anche questo caso non sarebbe esente da problematiche), quando siamo in presenza di un organo monocratico l’approvazione formale dell’atto si ha con la firma dello stesso, coincide con la firma, non esiste quindi un passaggio logico formale precedente alla firma che possa far ritenere approvato l’atto; quindi se il Direttore firma l’atto questo è approvato altrimenti fino a quando non firma l’atto non può considerarsi approvato.

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Il flusso può prevedere prima della formale approvazione (e quindi dell’apposizione della firma) tutti i passaggi intermedi organizzativi che volete, che sono però da considerarsi “informali” e meramente organizzativi. Perciò la data della firma deve essere la data dell’atto anche perchè se il software registra nel repertorio la delibera con la data di produzione del file in pdf non possiamo affermare che la registrazione dell’atto avvenga prima del completamento e dell’approvazione dell’atto stesso che si produce con la firma del DG. Quindi non è possibile immaginare una approvazione formale che sia qualcosa di diverso dalla firma dell’atto e non è possibile immaginare che la il software registri la delibera in una data antecedente a quella della firma dell’atto perchè starebbe compiendo una operazione giuridicamente non corretta. Se il software produce il pdf in data 8 maggio e registra la delibera in data 8 maggio la firma non può che essere anche essa dell’8 maggio.
Capisco che in cartaceo vi fosse l’abitudine a ritenere completo e approvato l’atto in un momento diverso da quello della firma perchè non esistendo nessuno strumento per verificare quando la firma autografa veniva fisicamente apposta era impossibile avere contestazioni, purtroppo nel mondo digitale abbiamo l’ulteriore riferimento temporale che indica la data in cui è stata eseguita l’operazione di firma e quindi è da considerarsi completato il documento; tale riferimento temporale seppur non opponibile a terzi per presunzione giuridica ma essendo liberamente valutabile dal giudice deve essere coerente con l’iter logico e temporale del procedimento amministrativo.

 

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Daniela Ghirardini